Oriflame is verantwoordelijk voor het verzamelen van rapporten over ernstige bijwerkingen van cosmetica en het communiceren van deze informatie naar relevante belanghebbenden. Het verstrekken van rapporten over ernstige bijwerkingen en het delen van deze informatie maakt cosmetica veiliger en is een belangrijk aspect in de bescherming van de volksgezondheid.

In deze privacy kennisgeving wordt beschreven hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken wanneer u een claim over een bijwerking indient. Wij doen er alles aan om uw privacy te beschermen en te voldoen aan de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Deze privacy kennisgeving is gericht aan:

Verwijzingen in deze kennisgeving naar u en uw betekenen een gebruiker van Oriflame producten wanneer een claim met betrekking tot een bijwerking die deze gebruiker heeft gehad (claim over een bijwerking) wordt ingediend.

Persoonlijke informatie of persoonlijke gegevens:

betekent alle informatie met betrekking tot een identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van de informatie.

Wij zijn Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, wij, ons, onze) en wij zijn een "gegevensbeheerder", wat betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het beslissen hoe en waarom uw persoonlijke gegevens worden verwerkt voor de doeleinden die worden beschreven in deze privacy kennisgeving.

Ons vestigingsadres is 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

Wij verzamelen persoonlijke informatie rechtstreeks van u wanneer u een claim over een bijwerking indient of van een andere persoon (bijvoorbeeld een Brand Partner die u een Oriflame product heeft verkocht) als zij namens u een claim indienen. De soorten informatie die we verzamelen zijn onder andere:

Wij verwerken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we ze oorspronkelijk hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we ze voor een andere reden moeten gebruiken en die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonlijke gegevens moeten gebruiken voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we uitleggen op welke rechtsgrondslag we dit mogen doen.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die wij over u hebben accuraat en actueel is. Houd ons op de hoogte als uw persoonlijke gegevens veranderen. Houd er rekening mee dat als u bepaalde informatie niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, wij uw claim over een bijwerking niet kunnen behandelen. 

Als onderdeel van het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, moeten we informatie over uw claim over een bijwerking (inclusief uw geboortejaar, geslacht, land van verblijf en medische gegevens) delen met de relevante bevoegde autoriteit om te voldoen aan onze meldingsplicht volgens artikel 23 van Verordening (EG) nr. 1223/2009 inzake cosmetische producten.

Wij zullen uw persoonlijke gegevens delen met elk lid van de Oriflame Cosmetics groep en andere bedrijven die van tijd tot tijd aan onze groep kunnen worden toegevoegd, voor zover dit noodzakelijk is voor onze interne administratie van claims over bijwerkingen en rapportagedoeleinden.

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met het Oriflame bedrijf dat u een product heeft verkocht dat (mogelijk) een bijwerking heeft veroorzaakt, indien dit nodig is voor het afhandelen van juridische claims met betrekking tot een dergelijke verkoop.

Het kan zijn dat we uw persoonlijke gegevens moeten delen met derden, waaronder externe serviceproviders (en hun aangewezen agenten):

(a) Degene die informatie moeten hebben over uw claim over een bijwerking; 

(b) Indien wettelijk vereist; 

(c) Wanneer dit noodzakelijk is om onze relatie met u te beheren; of

(d) Als we daar een ander legitiem belang bij hebben.

Wij eisen van derden dat zij de veiligheid van uw persoonlijke gegevens respecteren en deze behandelen in overeenstemming met de wet.

We kunnen uw persoonlijke gegevens ook delen met derden omwille van regelgevende en wettelijke redenen (met inbegrip van het rapporteren van bijwerkingen zoals hierboven vermeld). Een voorbeeld hiervan is wanneer we uw gegevens moeten delen met een medisch expert om onze bevindingen te evalueren. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook delen met derden in het geval dat ons bedrijf of vrijwel al haar activa worden overgenomen door een derde partij.

Het is mogelijk dat we uw persoonlijke gegevens moeten overdragen naar landen waar de wetgeving inzake gegevensbescherming mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming biedt als in de Europese Economische Ruimte. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat we uw persoonlijke gegevens moeten overdragen aan India, waar onze IT-ondersteuningsdiensten gevestigd zijn, en we zullen uw persoonlijke gegevens moeten overdragen aan onze klantenserviceteams in het land waar u woont, die contact met u zullen opnemen met betrekking tot uw claim over een bijwerking.

Wij zullen ervoor zorgen dat dergelijke overdrachten wettig zijn en ondersteund worden door sterke contractuele verbintenissen die goedgekeurd zijn door de relevante regelgevende instanties en dat uw persoonlijke gegevens altijd veilig bewaard worden. Als u meer informatie wilt over de beschermende maatregelen die van kracht zijn, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op privacy@oriflame.com.

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor wij ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Normaal gesproken bewaren we informatie met betrekking tot bijwerkingen gedurende een periode van 10 jaar na de datum waarop de laatste partij van het cosmetische product waarop de claim over een bijwerking betrekking heeft, op de markt is gebracht, maar het kan zijn dat we de informatie langer moeten bewaren als er een rechtsvordering tegen u loopt. Dergelijke bewaarde informatie wordt zoveel mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

Om de juiste bewaarperiode voor persoonlijke gegevens te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonlijke gegevens, het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonlijke gegevens verwerken en of we deze doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Volgens de wet heeft uw het recht op:

Als u een van uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de gegevens in paragraaf 13 van deze kennisgeving.

We behandelen al uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk en we zullen alle redelijke stappen ondernemen om uw persoonlijke gegevens veilig te houden zodra deze is overgedragen naar onze systemen. We implementeren gepaste veiligheidsmaatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

We kunnen deze privacy kennisgeving bijwerken. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele materiële wijzigingen.

Als u vragen hebt over deze privacy kennisgeving of over de manier waarop wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, kunt u een e-mail sturen naar onze functionaris voor gegevensbescherming op privacy@oriflame.com.